Internes Kontrollsystem: Grundelemente für KMU

Wächst ein Unternehmen, kann nicht mehr jede Transaktion von einer Person geprüft werden. Interne Kontrolle stützt das Vertrauen nicht auf Personen, sondern auf Regeln.

Fünf Grundelemente

Element	Praktische Bedeutung
Befugnis und Genehmigung	Es ist festgelegt, wer welchen Betrag genehmigt
Funktionstrennung	Wer bestellt, wer zahlt und wer bucht, sind verschiedene Personen
Belegwesen	Jeder Vorgang ist durch Rechnung, Vertrag oder Lieferschein belegt
Abstimmung	Bank-, Kontokorrent- und Lagerdaten werden regelmäßig verglichen
Überwachung	Abweichungen werden regelmäßig berichtet und korrigiert

Erste Schritte für KMU

• Zahlungsfreigabe: Zwei Unterschriften oder zwei Freigaben für Zahlungen über einem bestimmten Betrag.
• Bankzugang: Die Person, die zahlt, sollte nicht dieselbe sein, die bucht.
• Monatliche Abstimmung: Kunden- und Lieferantenkonten.
• Inventur: In regelmäßigen Abständen.
• Befugnistabelle: Wer was unterzeichnet, sollte klar festgehalten sein.

Rechtlicher Rahmen

In Gesellschaften, deren Aktien an der Börse gehandelt werden, ist die Einrichtung eines Expertenausschusses zur Früherkennung von Risiken gesetzlich vorgeschrieben (Art. 378 TTK). Für andere Gesellschaften gibt es diese Pflicht nicht, doch die Sorgfaltspflicht der Geschäftsleiter umfasst auch die Einrichtung einer Ordnung, die finanzielle Verluste verhindert.

Warum ist das wichtig?

Eine gut aufgebaute interne Kontrolle zeigt Fehler früh, verringert Liquiditätsabfluss und stärkt das Vertrauen bei Banken, Investoren und Gesellschaftern. Sie ist der erste Schritt zur Institutionalisierung.

So unterstützt Denova

In unserer Organisationsberatung erfassen wir Prozesse, bestimmen Risikobereiche und bauen ein praktikables internes Kontrollsystem auf, das zu Ihrem Unternehmen passt.